Las actividades de este procedimiento hacen alusión únicamente a proyectos de adquisición o recuperación de material patrimonial de interés de la Pontificia Universidad Javeriana o Compañía de Jesús según sea el caso. Su objetivo identificar, investigar, valorar y registrar el material patrimonial de la Compañía de Jesús y aquellos que sean considerados de interés para la investigación, la ciencia y la cultura en nuestro país.

La clasificación, ordenación y descripción, se hace a partir del análisis del fondo o colección, y de la unidad documental o piezas, respetando el principio de orden original y procedencia e incorporando herramientas y normas técnicas que coadyuven a organizar el material custodiado por el Archivo de acuerdo con las características internas y externas del material y las necesidades de consulta y difusión particulares definidas en reuniones técnicas del Equipo del Archivo Histórico Javeriano. Su objetivo realizar la organización de los fondos y colecciones que ingresan al Archivo con el fin de garantizar su correcta disposición para la prestación del servicio.

Las actividades de este procedimiento van orientadas a implementar acciones necesarias para conservar y preservar la documentación histórica, que garantice la integridad del material documental registrado en su forma física original y el control para la adecuada conservación de la documentación. Su objetivo establecer las actividades de conservación preventiva, limpieza locativa, saneamiento ambiental y equipo de control ambiental

La digitalización se realiza con fines archivísticos, de salvaguarda y protección de la memoria institucional, generando copias de seguridad a la documentación de valor histórico y científico, aplicando estándares técnicos y archivísticos. Su objetivo garantizar la integridad y originalidad de la información registrada en su forma física original, mediante la definición de planes de digitalización y almacenamiento de las imágenes.